Infor10 Expense Management

Le spese effettuate dai dipendenti possono ammontare ad una percentuale incredibilmente alta delle totale delle uscite aziendali. Per questo è importante, oggi più che mai, tracciare, analizzare e controllare questo tipo di spese. Infor10 Expense Management vi aiuta a ottenere maggiori informazioni in tempi ridotti, a chiudere prima la contabilità e ad applicare le politiche aziendali in maniera rapida e uniforme.

Cosa è

Utilizzato dalle aziende più dinamiche al mondo, il software Expense Management riduce i costi e aumenta l’efficacia delle procedure di spesa avviate dai dipendenti, che comprendono le spese di viaggio e di trasferta, la pianificazione degli itinerari e l’approvazione dei viaggi, il rilevamento dei tempi da conteggiare e l’effettuazione dei pagamenti ai fornitori.

Grazie al suo design modulare, Expense Management consente alle aziende di scegliere solo le funzionalità mirate ai propri bisogni e offre tutta la flessibilità necessaria per crescere.

I quattro moduli principali che compongono questa soluzione (piani di viaggio, relazioni di spesa, richieste di pagamento e fogli di presenza) sono dotati di un’unica interfaccia molto intuitiva, e risultano quindi facili da utilizzare e da mantenere in efficienza. Queste applicazioni integrate semplificano la pianificazione e la rendicontazione dei viaggi di lavoro, la richiesta e l’approvazione dei pagamenti, l’attribuzione delle tempistiche ai diversi progetti e centri di costo, nonché il calcolo dei permessi retribuiti e degli straordinari. Il risultato? Un controllo totale sulle spese effettuate dai dipendenti.

Progettato da esperti di finanza e di viaggi di lavoro, con una lunga esperienza in questi settori, Expense Management rappresenta l’applicazione più configurabile oggi disponibile per la gestione delle spese di trasferta.

Cosa fa

Expense Management automatizza le procedure finanziare effettuate dai dipendenti con un’unica soluzione consolidata, che offre in più funzionalità di reporting e audit di primissimo livello.

Expense Management consente anche alle multinazionali più complesse di automatizzare le procedure di spesa e di applicare le politiche aziendali, riducendo non solo i costi amministrativi associati a queste funzioni ma anche la possibilità che si verifichino errori accidentali e truffe. Si tratta di una soluzione che permette di implementare in pochi istanti aggiornamenti globali a regole e procedure e di supportarne il miglioramento continuo, oltre a garantire il rispetto delle politiche e delle normative locali.

Infor10 Expense Management vi offre:

  • Relazioni di spesa: questo sistema automatico Infor basato sul web riduce notevolmente le tempistiche e i costi associati alla creazione, approvazione ed elaborazione delle relazioni di spesa ed offre la visione d’insieme e il controllo necessari per rispettare le normative contabili attualmente in vigore. Grazie al client offline e alla piattaforma mobile di Infor, chi viaggia potrà creare e gestire le relazioni di spesa dove e quando preferisce: in ufficio, all’aeroporto, perfino in taxi. Inoltre i revisori potranno aprire le relazioni di spesa e i documenti ad esse allegati appena ricevono l’avviso via mail, senza dover accedere all’applicazione.
  • Piani di viaggio: applica le politiche aziendali in materia di trasferte prima che venga effettuata la spesa, verificando che i piani realizzati dai dipendenti non siano contrari alle regole previste. I piani saranno poi soggetti ad approvazione. Inoltre consente il confronto fra le spese previste e quelle effettive. Questo non solo consente ai manager di prendere decisioni più efficaci, ma offre anche ricche funzionalità di analisi per migliorare la pianificazione dei budget futuri.  
  • Richieste di pagamento: talvolta i dipendenti devono acquistare immediatamente beni e servizi, bypassando le procedure aziendali di fornitura. Queste richieste spesso non vengono tracciate, creando quindi dei gap nel controllo delle spese. Questo modulo elimina tali gap evitando l’inserimento di dati doppi e automatizzandone la convalida, garantendo la precisione e la completezza delle richieste e la loro attribuzione ai costi di centro e ai codici progetto giusti. Pur essendo pensato per un utilizzo da parte di personale non specializzato nel settore finanziario, questo modulo può essere impiegato anche dagli specialisti, che possono quindi sostituire i propri dipendenti nell’inserimento dei dati.
  • Fogli di presenza: una registrazione accurata dei tempi di lavoro dal personale, sia di quello con stipendio fisso che di quello pagato ad ore, è fondamentale per la fatturazione ai clienti e il calcolo delle buste paga. Tuttavia questa semplice funzione in genere viene eseguita manualmente, e per questo richiede tempi lunghi e può portare ad errori. Questo modulo semplifica la procedura consentendo ai dipendenti di registrare accuratamente le ore lavorate per ogni progetto, le ore di lavoro in genere e le ore di assenza, il tutto in tempi molto brevi rispetto all’inserimento su carta. Ridurre le tempistiche di elaborazione e gli errori significa rendere più efficienti i cicli di fatturazione al cliente e ridurre i giorni di insoluto, contribuendo quindi in maniera diretta all’incremento dei profitti.
  • Supporto dei dispositivi mobili: i dipendenti possono creare le relazioni di spesa su smartphone e altri dispositivi mobili in ogni momento e dovunque si trovino. Inoltre i manager possono visualizzare e approvare le relazioni di spesa dai propri dispositivi mobili, tagliando i tempi, massimizzando le performance e assicurando una risposta rapida.
  • Gestione delle ricevute digitali: consente ai dipendenti di allegare le ricevute, oppure di inviarle via mail o via fax con la massima semplicità, eliminando la carta.
  • Opzioni di implementazione flessibili e convenienti: all’interno dell’ampia gamma di implementazioni disponibili troverete certamente l’opzione più giusta per voi: ad esempio potete scegliere la versione hosted e lasciare a noi la gestione dell’applicazione, oppure acquistare la licenza del software.

Tutti i moduli di Expense Management:

  • Avvertono i dipendenti delle eventuali violazioni delle regole durante l’inserimento dei dati, consentendo loro di dare spiegazioni o di effettuare correzioni prima di presentare il piano di trasferta o le spese.
  • Avvisano i revisori, richiedono le necessarie autorizzazioni e quindi avviano eventi quali l’emissione di biglietti aerei e il rimborso delle spese.
  • Analizzano il database della soluzione per individuare le possibilità di risparmio.


Inoltre Expense Management:

  • Raccoglie i dati da utilizzare per le analisi e il benchmarking, individuando dei trend di spesa che potranno essere utilizzati per negoziare sconti con i fornitori.
  • Supporta numerose lingue e valute.
  • Offre una perfetta integrazione con i dati delle carte aziendali.
  • Lavora con tutti i formati internazionali della data e della valuta.
  • Facilita l’applicazione di regole e politiche specifiche appartenenti a divisioni indipendenti e a sedi geograficamente distanti. 
  • Supporta tariffe giornaliere diversificate per paese e il rispetto delle norme fiscali locali e delle varie aliquote IVA, nonché dei diversi rimborsi chilometrici.
  • Riduce significativamente le spese discrezionali grazie al rispetto delle regole, alla visibilità e alla riduzione degli errori.
  • Si integra perfettamente con altri sistemi Infor.

Cosa significa

Infor10 Expense Management consente di:

  • Semplificare le procedure di autorizzazione dei viaggi e di ricerca dei fornitori. 
  • Automatizzare l’intera procedura di reporting, dalla creazione del report fino all'approvazione e al ri